Anggaran versus Aktual

Karakteristik sistem laporan yang baik

Sebuah sistem laporan anggaran yang baik mempunyai karakteristik –karakteristik sebagai berikut:

1. Laporan anggaran merinci varians-varians prestasi aktual dari anggaran berdasarkan faktor-faktor penyebabnya dan unit organisasi yang bertanggung jawab

2. Laporan ini mencakup ramalan tahunan

3. Laporan ini mencantumkan penjelasan mengenai :

a. Sebab varians (selisih)

b. Tindakan yang diambil untuk mengkoreksi varian yang tidak menguntungkan

c. Waktu yang dibutuhkan agar tindakan koreksi atau perbaikan bisa efektif 

Varians karena faktor kausal

Analisis varians tidak mempunyai arti kecuali jika varians-varians dilaporkan secara terpisah berdasarkan faktor-faktor penyebabnya dan unit organisasi yang bertanggung jawab. Khususnya varians pendapatan harus dipisah dari varians biaya. Varians pendapatan (revenue), pada gilirannya, harus dirinci menjadi varians-varians harga, bauran, dan volume, sedangkan varians biaya perlu penjelasan penyebabnya.

RAMALAN TAHUNAN

Laporan prestasi anggaran sebaiknya, dan jika mungkin, memperlihatkan ramalan tahunan. Ada 2 sebab pokoknya:

1. Manajemen perlu mengetahui seberapa pentingnya varians

2. Manajemen membutuhkan perkiraan laba tahunan yang mutakhir untuk kepentingan perencanaan

SEBAB-SEBAB, TINDAKAN, DAN WAKTU

Jika manajemen senior akan menggunakan laporan untuk kerja anggaran sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan, ia harus tahu sebab-sebab dari varians yang besar, tindakan yang akan dilakukan untuk mengoreksi dan memperbaikinya, dan waktu yang diperkirakan untuk setiap tindakan koreksi. Penjelasan mengenai varians serta macam dan waktu tindakan yang dilakukan harus diperoleh dari manajer operasional yang bertanggung jawab.

Kontrol Anggaran

Kontrol Anggaran merupakan bagian integral dari manajemen. ini terdiri dalam perbandingan antara hasil kinerja aktual dan kinerja yang dianggarkan. kontrol Anggaran memverifikasi apakah rencana dipahami atau tidak, dan menempatkan ke dalam tindakan korektif dimana efek penyimpangan atau kinerja yang kurang yang terjadi.

Analisis Laporan Kinerja Keuangan

Menghitung Varians

            Hampir semua perusahaan membuat analisis bulanan antara pendapatan dan beban aktual dengan yang dianggarkan (biasanya beberapa perusahaan melakukannya per kuartal). Contohnya: Laba yang dianggarkan untuk tahun 2010 sebesar $ 20.000 tetapi laba aktual untuk tahun 2010 sebesar $ 50.000 maka laba aktual itu lebih besar $ 30.000 dibandingkan dengan anggarannya.

Analisis yang dilakukan secara cermat mengidentifikasikan penyebab dari varians tersebut dan unit organisasi yang bertanggung jawab untuk itu. Kerangka Kerja untuk melakukan analisis varians:

1. Menentukan faktor-faktor penyebab kunci yang mempengaruhi laba

2. Merinci varians laba keseluruhan berdasarkan faktor-faktor penyebab tersebut

3. Fokus pada dampak laba dari variasi dalam setiap faktor penyebab

4. Coba untuk menghitung dampak yang spesifik dan dapat dipisahkan dari setiap faktor penyebab dengan cara memvariasikan satu faktor saja sedangkan yang lain dianggap konstan

5. Menambahkan kompleksitas secara bertahap

6. Menghentikan proses tersebut ketika kompleksitas yang ditambahkan di tingkat yang baru dibuat tidak dijustifikasi dengan tambahan wawasan mengenai faktor-faktor penyebab yang mendasari varians laba keseluruhan 

Jenis-jenis Varians

a. Varians Pendapatan, dibagi menjadi:

♣ Varians Harga Penjualan

    Varians harga penjualan dihitung dengan mengalikan selisih antara harga aktual dan harga standar dengan volume aktual.

♣ Varians Bauran dan Volume

Varians volume diakibatkan dari menjual lebih banyak unit daripada yang dianggarkan. Varians bauran diakibatkan dari menjual proporsi produk yang berbeda dari yang diasumsikan dalam anggaran.

  Varians Bauran dan Volume = (volume aktual-volume yang dianggarkan) x kontribusi per unit yang dianggarkan  

Dalam prakteknya, varians bauran dan volume seringkali tidak dapat dipisahkan.

  Varians Bauran = {(total  volume  penjualan  aktual x proporsi dianggarkan) – (volume penjualan aktual)} x kontribusi yang dianggarkan per unit

Varians Volume = {(total volume penjualan sesungguhnya) x (persentase yang dianggarkan)} – {(penjualan  yang   dianggarkan  )   x   (   kontribusi    yang dianggarkan per unit)}

♣ Analisis Pendapatan Lainnya

Varians pendapatan dapat dibagi-bagi lebih lanjut berdasarkan kepentingan perusahaan.

Penetrasi Pasar dan Volume Industri

Salah satu perluasan dari analisis laba adalah untuk memisahkan varians bauran dan varians volume menjadi jumlah yang disebabkan oleh perbedaan dalam pangsa pasar dan jumlah yang disebabkan oleh perbedaan dalam volume industri. Prinsipnya adalah manajer unit bertanggung jawab atas pangsa pasar, tetapi mereka tidak bertanggung jawab atas volume industri karena hal tersebut sangat dipengaruhi oleh kondisi ekonomi. Untuk membuat perhitungan ini, data penjualan industri harus tersedia. Persamaan berikut ini digunakan untuk memisahkan dampak penetrasi pasar dari volume industri untuk varians bauran dan volume:

  Varians pangsa pasar = {(Penjualan aktual)-(Volume industri)}*Penetrasi pasar yang dianggarkan *Kontribusi per  unit yang dianggarkan

Varians Beban

Biaya Tetap

Varians antara biaya tetap aktual dengan yang dianggarkan didapat dari pengurangan, karena biaya-biaya ini tidak dipengaruhi baik oleh volume penjualan maupun volume produksi.

Biaya Variabel

            Biaya variabel adalah biaya yang bervariasi secara langsung dan proposional dengan volume. Biaya produksi variabel yang dianggarkan harus disesuaikan dengan volume produksi aktual. Asumsikan bahwa produksi bulan Januari adalah sebagai berikut A, 150.000 unit; B, 120.000 unit; C 200.000 unit.  Asumsikan juga bahwa biaya produksi variabel yang terjadi adalah bahan baku, $470.000; tenaga kerja, $65.000; overhead produksi variabel, $90.000. Sedangkan biaya standar dari bahan baku, tenaga kerja, dan overhead variabel masing-masing yaitu $0,5; $0,10; dan $0,20.

VARIASI DALAM PRAKTIK

Periode Waktu dari Perbandingan

Perbandingan antara anggaran tahunan dengan perkiraan saat ini akan kinerja aktual untuk satu tahun penuh menunjukan seberapa dekat manajer unit bisnis memperkirakan akan memenuhi target laba tahunan. Manajemen senior membutuhkan estimasi laba yang realistis untuk setahun penuh baik karena hal itu menandakan perlunya mengubah kebijakan deviden, mendapatkan tambahan untuk kas atau mengubah tingkat pengeluaran diskresioner, maupun karena estimasi saat ini akan kinerja tahun tersebut seringkali diberikan kepada analisis keuangan atau pihak luar lainnya.

Fokus dalam Margin Kotor

Analisis varians dilakukan dengan mensubsitusikan “margin kotor” untuk “harga jual” dalam persamaan pendapatan. Margin kotor adalah selisih antara harga jual aktual dengan biaya produksi standar.

Standar Evaluasi

Dalam sistem pengendalian manajemen, standar formal digunakan dalam eavaluasi laporan atas aktivitas dan terdiri atas tiga jenis, yaitu:

1. Standar atau Anggaran yang Telah Ditetapkan Sebelumnya

Bila dipersiapkan dan dikoordinasikan secara berhati-hati, maka merupakan standar yang unggul. Standar ini merupakan dasar terhadap mana kinerja aktual diperbandingkan di banyak perusahaan. Seandainya angka-angka tersebut tidak akan menghasilkan dasar yang andal untuk perbandingan.

2. Standar Historis

Ini merupakan catatan dari kinerja aktual yang telah lewat. Hasil dari bulan berjalan dapat dibandingkan dengan hasil bulan sebelumnya, atau dengan hasil dari bulan yang sama di tahun sebelumnya. Standar jenis ini memiliki dua kelemahan yang serius:

1) kondisi mungkin saja berubah antara kedua periode tersebut sedemikian rupa sehingga perbandingan menjadi tidak valid lagi

(2) kinerja periode sebelumnya mungkin saja tidak dapat diterima.

Misalnya seorang penyelia yang biaya barang cacatnya adalah sebesar $1000 per bulan, bulan demi bulan adalah konsisten tetapi tidak diketahui tanpa bukti lebuh lanjut apakah kinerja tersebut adalah konsisten baik atau konsisten buruk.

3. Standar Eksternal

Ini adalah standar yang diturunkan dari kinerja pusat tanggung jawab lain atau perusahaan-perusahaan lain dalam industri yang sama. Kinerja dari satu kantor cabang penjualan dapat dibandingkan dengan kinerja dari kantor cabang penjualan lainnya.

Bila kondisi-kondisi dari kedua pusat tanggung jawab tersebut adalah serupa, maka perbandingan semacam itu dapat menghasilkan dasar yang dapat diterima untuk mengevaluasi kinerja.

Keterbatasan Standar

Varians antara kinerja aktual dan standar adalah bermakna hanya jika diturunkan dari standar yang valid. Walaupun sangat mudah untuk mengacu pada varians yang menguntungkan atau tidak menguntungkan, kata-kata ini mengimplikasikan bahwa standar adalah ukuran yang andal mengenai bagaimana kinerja yang seharusnya. Bahkan biaya standar mungkin bukan merupakan estimasi yang akurat mengenai berapa biaya yang seharusnya dalam situasi tersebut. Situasi ini dapat muncul karena salah satu atau kedua alasan: (1) standar tersebut ditetapkan dengan selayaknya, atau (2) walaupun standar tersebut ditetapkan secara layak dalam kondisi yang ada pada waktu itu, kondisi yang berubah membuat standar tersebut  menjadi usang.

langkah pertama yang penting dalam analisis varians adalah pengujian terhadap validitas dari standar tersebut.

Keterbatasan Analisis Varians

Walaupun analisis varians adalah alat yang ampuh, alat tersebut memiliki beberapa keterbatasan. Keterbatasan yang peling penting adalah bahwa walaupun analisis ini mengidentifikasikan di mana varians terjadi, tetapi tidak mengatakan mengapa varians ini terjadi atau apa yang dilakukan mengenainya.

Masalah kedua dalam analisis varians adalah untuk menentukan apakah suatu varians adalah signifikan. Teknik statistik dapat digunakan untuk menentukan apakah ada perbedaan antara kinerja aktual dan standar untuk beberapa proses tertentu; teknik-teknik ini umumnya disebut sebagai pengendalian mutu secara statistik. Keterbatasan ketiga dari analisis varians adalah bahwa ketika laporan kinerja menjadi lebih teragregasi, varians yang saling meniadakan dapat menyesatkan pembacanya.

Demikian pula, ketika varians menjadi semakin teragregasi, para manajer menjadi semakin bergantung pada penjelasan-penjelasan dan prediksi yang menyertainya.